VEDTAGET STRATEGI

Der bør udarbejdes og vedtages en konkret strategi, som definerer, hvordan kommunens vision for bæredygtigt byggeri ser ud, hvor visionen skal gælde, og hvordan den skal føres ud i livet. En sådan strategi er en forudsætning for, at ambitionerne kan forankres og blive til praksis i hele organisationen. Strategien skal fastsætte politiske ambitioner og konkrete prioriteringer for, hvordan kommunen vil arbejde med og prioritere bæredygtighed i kommunens byggeprojekter hen over en længere årrække. Strategien skal vedtages blandt politikerne på strategisk niveau, så der er fælles opbakning til den. Men udarbejdelsen af strategien bør involvere relevante ledere og medarbejdere som spiller ind med viden og perspektiver fra det taktiske og operationelle niveau.  

Anbefalinger

Eksempler

Göteborg Stad har udviklet et Miljö- och klimatprogram for 2021-2030. Programmet bygger på FN’s 17 Verdensmål for bæredygtig udvikling, og strategien nedbrydes i tre undertemaer; Naturen, Klimaet og Menneskene. I programmet er desuden oplistet konkrete målbare delmål og underliggende indikatorer, som Göteborg ønsker, der skal ske en forandring med, og der er fastsat en ambition for et 2030 niveau for hver indikator. Nogle indikatorer har også mål for 2023 eller 2026.
Et eksempel på en indikator, som Göteborg Stad vil måle på under temaet Klimaet er ’Konsumtionsbaserade utsläpp av växthusgaser per invånare i Sverige’, hvor den årlige kuldioxid-ækvivalent (CO2eq) per indbygger skal sænkes med 3,3 tons CO2eq per indbygger og år fra niveauet af 8,9 tons i 2017. Det er et meget konkret om end ambitiøst målbart mål.
Strategien indeholder også syv konkrete ”Tvärgående strategier”, som er konkrete strategier for syv tværgående områder. Det ene fokusområde er ’hållbart byggande’. I Miljö- och klimatprogrammet refereres også til konkrete styringsdokumenter som skal understøtte implementeringen af delmålene herunder f.eks.: ’Program för miljöanpassat byggande’.

Agder Fylkeskommune har udarbejdet en overordnet Eiendomsstrategi for Fylkeskommunen, som er en operationalisering af Regionplanen for Agder, som beskæftiger sig med tre mål for bæredygtighed: Klima og miljø bærekraft, Social bærekraft og økonomisk bærekraft. Regionplanen for Agder tager afsæt i FN’s 17 Verdensmål og Parisaftalen. I Eiendomsstrategien er der opstillet otte strategipunkter på tværs af de tre bæredygtighedsmål, og desuden er der opstillet strategipunkter for hvert af de tre mål.
For eksempel er der under Social bærekraft et konkret delmål om, at ”Fylkeskommunen skal tilrettelegge for økt bruk av eiendomsmassen, også utenfor ordinær åpningstid”.
Under Klima og miljømæssig bærekraft er der fx et delmål om at ”Fylkeskommunal eiendomsmasse skal ha høy arealeffektivitet”. Eiendomsstrategien er desuden operationaliseret ned i administrative retningslinjer og konkret projektopfølgning.

Hvor kan jeg finde mere?

• Göteborg Stads Innovationsstrategi for klimaneutrale bygninger
• Göteborg Stads plan for at minimere klimapåvirkninger i byggeprojekter 2021

POLITISK OG ORGANISATORISK ANSVAR

For at kunne forankre strategien og ambitionerne for bæredygtigt byggeri i kommunen, er der behov for at det politiske og organisatoriske ansvar fastlægges klart og tydeligt. Således sikres der en politisk dagsorden med vision, mål og prioteringer ift. generel bæredygtighed og bæredygtigt byggeri.

Hvis bæredygtigt byggeri indgår som en del af bæredygtighedsstrategien, er det centralt, at strategiens delementer herunder temaet om bæredygtigt byggeri løftes af en udvalgt del af organisationen, og at der er et politisk og strategisk ansvar koblet hertil. Der kan være tale om et politisk udvalg, en kommunestyrelse mv., som træffer beslutninger og har ansvar for, at politiske dagsordener omsættes til politikker, budgetter, handleplaner og investeringsplaner.

Hvis bæredygtigt byggeri ikke er en del af den generelle bæredygtighedsstrategi, så ligger ansvaret på taktisk niveau. Her kan det organisatoriske ansvar ligge i en klima-, miljø-, eller ejendomsforvaltning. Det kan også være et tværgående område på tværs af fagforvaltninger eller underliggende en forvaltning med et helt andet fokus. Området kan også ses forankret som en del af en stab eller økonomisk forvaltning.

Anbefalinger

Eksempler

I Aalborg Kommune har man for nyligt implementeret en organisationsforandring, så den interne bygherrefunktion AaK Bygninger flyttes fra Borgmesterkontoret til Klima- og Miljøafdelingen. Organiseringen understøtter, at der nu står et politisk udvalg direkte i spidsen for de interne bygherreenheder. Dvs. der er et politisk ansvar forbundet med det arbejde, som AaK bygninger gør for, at kommunens byggeprojekter bliver mere bæredygtige. Denne forandring betyder, at der nu også er en økonomi koblet til arbejdet med bæredygtigt byggeri, og at mål for bæredygtigt byggeri kan tænkes bredt ind i dagsordener omkring klima og miljø.

• Aalborg Kommunes organisationsdiagram per sommer 2022

I Hjørring Kommune opererer man med projektspecifikke bygherreudvalg, hvor der er administrativ og politisk deltagelse på de større projekter. Dvs. at organiseringen omkring byggeprojekterne er dynamisk og varierer fra projekt til projekt, men der er altid et politisk ophæng, som rækker udover det konkrete projekt. I forbindelse med gennemførelsen af projekterne vil de involverede politikere blive stillet overfor forskellige valg og alternativer, som påvirker den bæredygtige dagsorden i byggeriet, hvormed disse kan understøtte de politiske ønsker og strømninger fra byrådet. Tilgangen medfører også en opbygning af viden om bæredygtighed i det enkelte bygherreudvalg.

Et konkret eksempel var i forbindelse med renovering af Højene Skole. Her havde man et projektspecifikt bygherreudvalg med repræsentanter fra politisk udvalg, skoleforvaltning, skoleleder, arbejds- og miljøansvarlig, en forældrerepræsentant fra skolebestyrelsen samt Anlæg- og Bygherrerådgivning. Bygherreudvalget mødtes fire gange i projekteringsfasen og derudover fremsendtes en månedlig statusmail med fokus på status, udfordringer mv. Generelt var der fokus på at mødes ved behov, og at den politiske involvering primært foregår gennem forvaltningen og en styregruppe.

ØKONOMI

Typisk lægges et kommunalt budget for et år ad gangen og for et til flere ”overslagsår”. For at kunne forankre strategien er der behov for, at prioriteringer om bæredygtighed indgår i budgetlægning og fastsættelse af de økonomiske rammer. Når der bygges bæredygtigt, er det væsentligt, at budgetlægning, beregninger og driftsbudgetter muliggør, at investeringer i nybyg, renoveringer og genanvendelse kan betragtes som investeringer på meget langt sigt. Det betyder, at den økonomiske rammesætning og budgetlægning bør tage højde for fx investeringer i bestemte materialevalg, som opvejes af en længere levetid/billigere drift. Således kan en økonomisk rammesætning tilskynde til en livscyklus betragtning på kommunens byggeri dvs. udgifter over længere tid. Koblingen mellem drifts- og anlægsbudget kan være en stor udfordring i mange kommuner i både Sverige, Norge og Danmark. Hvorvidt det er nødvendigt at sikre et overlap mellem drifts- og anlægsbudget er også et spørgsmål om, hvilke visioner og mål der gør sig gældende i strategien.

Selvom det ikke skulle være muligt for den enkelte kommune at sikre sammenhæng mellem drifts- og anlægsudgifter, er det alligevel meget relevant, at den økonomiske ramme omkring den bæredygtige strategi overvejes. Derudover skal tilgangen til finansiering og beslutningstagning omkring investering i bæredygtige byggeprojekter drøftes. Formålet er at sikre, at den økonomiske rammesætning omkring målene for bæredygtighed i byggeriet understøtter og bidrager til realisering af de i strategien fastsatte mål.

Anbefalinger

Eksempler

I Agder Fylkeskommune er byggeprojekter centralt finansieret. For et par år siden var renoveringer et decentralt spørgsmål ude på de enkelte institutioner, men nu er det centraliseret. I budgetlægningen indgår forventede anlæg som anlægsoverslag. I budgetlægningen - hvor de forventede projekter italesættes - er der fastsat en kobling mellem anlæg og drift. Dvs. der indlægges forventninger om, at en investering i et givent byggeprojekt giver en økonomisk vinding på driftssiden. Samtidig er der også i budgettet – i anlægsoverslaget - indlagt en fast økonomi til grønne tiltag, som ikke må anvendes på fejl og mangler.
Der er fra centralt hold en oplevelse af, at bæredygtighed ikke skal kunne vælges fra, hvorfor der centralt i budgetforventningerne er indlagt en buffer til innovation og grønne tiltag. Agder Fylkeskommune oplever, at denne tilgang medfører en udgiftsstigning på 5-10% på kommunale anlæg, men at dette kan håndteres, når det indlægges i budgetforudsætningerne fra starten af.

I Hjørring Kommune sker der en tidlig inddragelse af Anlæg og Bygherrerådgivning i de strategiske overvejelser i forbindelse med budgetlægning og prioritering for så vidt angår nybyggeri eller renovering samt i forhold til placering af funktioner. Dette giver mulighed for at Anlæg og Bygherrerådgivningen kan udfordre den gængse vanetænkning i budgetlægningen, som ofte kan resultere i at der bygges nyt fremfor at renovere og arealoptimere som ellers kan sikre, at eksisterende rammer udbyttes bedst muligt. Den tidligere inddragelse af Anlæg- og Bygherrerådgivningen understøtter et strategisk men også økonomisk fokus på både kort og på langt sigt. Det gør at viden om bæredygtighed og byggeri bidrager til at udnytte kommunens ressourcer og bygninger bedst muligt og spiller ind på de overordnede prioriteringer og økonomisk rammesætning på området. Det bidrager også til et bæredygtighedsfokus i den politisk-økonomiske agenda i forhold til kommunens bygningsmasse.

I projektøkonomien for nybygningen af børnehaven “Hoppet” har Gøteborg Stad afsat 15 mio. yderligere til de i alt 105 mio. SKK til innovation af nye bæredygtige tiltag. Udover selve innovationsforsøg, skulle der sættes fokus på bl.a. kommunikation og updrag af innovationerne til brugerne. Ved at øremærke penge direkte til innovation af projektet, var der ingen fare for at förskolaforvaltningen ville bruge det til andre ikke bæredygtige tiltag. Se afsætning af økonomi til dette bæredygtige innovationsprojekt i Mål och inriktningsdokument för Göteborgs Stads budget 2017.

EVALUERING

For at kunne skabe forankring af ambitionerne omkring bæredygtigt byggeri på politisk og strategisk niveau er det nødvendigt, at der sker evaluering på to fronter: 

Løbende systematisk opfølgning på, om den vedtagne strategi for bæredygtighed eller specifikt for bæredygtigt byggeri har medført reelle forandringer. Derudover bør der ske en opfølgning på:

1. - Om den valgte politiske og administrative organisering fungerer og understøtter, at strategien virker og anvendes i praksis.
2. - Om der er økonomisk sammenhæng i strategien herunder økonomiske prioriteringer i forbindelse med konkrete satsninger og byggeprojekter.

Opfølgning på de konkrete byggeprojekter for eksempel:

1. - Hvor det taktiske og operationelle niveau samler op på færdige byggeprojekters leverancer ift. udvalgte bæredygtighedsmål eller indikatorer.
2. - Hvor der følges op på tekniske kriterier, omkostninger over kort og længere sigt, driftsmæssige gevinster fra renoveringen eller den nybyggede bygning etc.

Disse opfølgninger skal planlægges og prioriteres systematisk, og der kan med fordel holdes oplæg for politiske udvalg/nævn, hvor resultater og gevinster fra projekterne fremlægges.

Dette punkt uddybes nærmere i succeskriterie Evaluering på det operationelle niveau. 

Anbefalinger

Eksempler

Hjørring Kommunens politikere har et ønske om bedre overblik over kommende renoveringsprojekter gennem en tværgående evaluering og synliggørelse af mulige efterslæb. Således at risikoen for pludseligt opstået akut vedligehold minimeres. 360° bygningssyn gennemføres for at lave en tilstandsvurdering, således at det bliver nemmere for administration og politikere at lægge budget. Bygningssyn er pt. gennemført på samtlige skoler i Hjørring Kommune. .

Selvom Gøteborg Stad har udviklet en klimastrategi, er der ikke afklaret, på hvilke kriterier den skal evalueres. Det er indtil videre ikke en udfordring ift. udførelse/igangsættelse af bæredygtige tiltag. Der arbejdes på udviklingen af evalueringskriterier.

Hvor kan jeg finde mere?

• Hjørring Kommunes 360° bygningssyn på Muldbjerg Undervisningssted

• Bygherreforeningens bud på en god evaluering

VIDEN OG KOMPETENCER

Viden og interesse for bæredygtigt byggeri på taktisk niveau er en afgørende succesfaktor for, at kommunens ambitioner kan forankres i hele organisationen. Der er behov for kvalificerede medarbejdere og ledere, som kan få tekniske og faglige behov og dagsordener til at spille sammen med politiske prioriteringer, hvilket kræver et vist niveau af faglig indsigt. Denne viden findes ofte på det operationelle niveau blandt specialister og fagfolk med indblik i bæredygtighed og/eller byggeteknik.
For at sikre forankringen af ambitionerne for bæredygtigt byggeri nedad, opadtil og på tværs i organisationen er det helt centralt, at viden og kompetencer ift. bæredygtigt byggeri findes på det taktiske niveau.
Det ses ofte i politiske organisationer, at specifikke faglige dagsordener (såsom bæredygtighed) bæres af en særlig interesse eller særlige kompetencer på taktisk niveau, da dette niveau sikrer samarbejdet på tværs samt spiller ind på strategier og prioriteringer opadtil og sætter retning på fagligheden nedadtil. Kompetencerne på taktisk niveau skal bidrage til at strategien fortolkes og omsættes ind i organisationens praksis.

Anbefalinger

Eksempler

Viden og kompetence på det taktiske niveau er afgørende. I Aalborg Kommune er der stor interesse og viden om bæredygtighed og bæredygtigt byggeri. Det gør sig både gældende på operationelt og taktisk niveau. Kommunen vurderer, at det har været væsentligt for kommunens arbejde med området, at der er relevante kompetencer, opdateret og specifik viden til stede også på taktisk niveau, da dette naturligt sætter bæredygtige offentlige bygninger i fokus også opadtil til det strategiske og politiske niveau, men også på tværs til andre fagforvaltninger.

I Hjørring Kommune er der en traditionelt flad struktur for vidensdeling og udfordringsret mellem ledelse og medarbejdere på tværs af forvaltningsområder. Derfor har kommunen god mulighed for på operationelt niveau at teste nye forskellige bæredygtighedstiltag, høste viden, og aflive/udrulle tiltagene efterfølgende. Dette sker oftest uden involvering af det taktiske og strategiske niveau, men forankringen sker efterfølgende på taktisk niveau og løftes videre op i organisationen, når tiltagene har været i test. Dermed opstår et gennemløb af viden nedefra og op i organisationen, som løftes videre på taktisk niveau og spiller ind på strategiske drøftelser.
Hjørring Kommune har afprøvet forskellige bæredygtige tiltag, fx minimering af overskudsmaterialer på byggepladser, der ryger til forbrænding, over de sidste år. Nogle af dem, der synes at være mest lovende, bliver inkluderet i DK2020 planen, som skal vedtages af Hjørring Byråd.

ADMINISTRATIV ORGANISERING

Der er behov for en administrativ organisering i alle forvaltninger, som sikrer at der er samarbejder mellem relevante forvaltninger og bygherrerådgivningen/ejendomsforvaltning (kan fx også være klima- og miljøforvaltning). Der er også brug for en tæt dialog og samarbejde mellem chefniveauer, som sikrer tværgående koordination. For at sikre involvering af de rette personer forud for byggeprojekter skal der derudover være kommunikation både opad og nedad i organisationen. Hensigten er at sikre, at der etableres tætte samarbejder mellem ledere og medarbejdere i de relevante fagforvaltninger (fx Skoleforvaltningen som kan være bygherre i et skolebyggeriprojekt) og de relevante personer på taktisk og operationelt niveau som sidder i bygherrerådgiver/ejendomsforvaltning. 

Anbefalinger

Eksempler

Det tværgående strategiske arbejde vedrørende de kommunale ejendomme er forankret i den strategiske ejendomsgruppe i Aalborg Kommune. Gruppen består af repræsentanter fra hver forvaltning og har Bygningschefen som formand med reference til direktørgruppen. AaK Bygninger er en tværgående central bygherrefunktion, som har til kerneopgave, i tæt dialog og samarbejde med fagforvaltningerne, at sikre bæredygtige bygninger i kommunen. AaK Bygninger servicerer kommunens forvaltninger indenfor bygningsstrategi, budgettering, bygherrerådgivning, energirådgivning, bygnings- vedligeholdelse, projektudvikling og økonomi. Således sikrer denne centrale organisering at kompetencer og viden bringes i spil i det øvrige forvaltninger. 

Tværgående samarbejde kan starte forskellige steder. I Hjørring Kommune ses fx et stærkt samarbejde mellem taktisk og operationelt niveau. Derudover er der eksempler på medarbejdere, som er bindeled i de enkelte byggeprojekter i Børne-, Fritids- og Undervisningsforvaltningen mellem alle vigtige aktører. Det er ofte en organisering og et samarbejde, som er tilfældigt opstået, men som giver de konkrete medarbejdere et godt overblik over de forskellige projekter og kontakt til alle tre niveauer. Med andre ord er samarbejdet i Hjørring Kommune mellem taktisk og operationelt niveau relationelt baseret, hvilket kan være en stor styrke, når idéer skal omsættes til handling.

Hvor kan jeg se mere?

• AaK Bygningers organisations- og opgavebeskrivelse

ØKONOMISTYRINGSMODEL

Der kan være gevinster og udfordringer ved både centrale og decentrale økonomitildelingsmodeller.
I en central økonomistyringsmodel kan det være en udfordring hvis enkelte fagchefer står med eneansvar for at prioritere i forbindelse med kapacitetsudfordringer og dermed beslutninger om fx renovering, udvidelse af eksisterende bygninger, nybyggeri etc. Større byggeprojekter kan med fordel forberedes på tværs mellem bygherrerådgiver/ ejendomsforvaltning og den pågældende fagforvaltning, men med inddragelse og beslutning på politisk og strategisk niveau.

En decentral styringsmodel, hvor fx en fagforvaltning også skal finansiere kapacitetsudvidelser inden for en ramme, kan skabe udfordringer ift. at prioritere dagsordener (såsom bæredygtighed) som ikke er ”groet i egen baghave”. En mulighed kan være nye økonomistyringsgreb, som muliggør finansiering øremærket bæredygtighed, eller som giver mulighed for, at fagforvaltningen kan beholde økonomiske ‘gevinster’ fra driftsmæssige optimeringer, ved at finansiere bæredygtige løsninger i byggeprojekterne.

Anbefalinger

Eksempler

I Aalborg Kommune har man været udfordret på anlægsloftet, da det er en vækstende kommune som har et højt behov for at tilpasse servicetilbuddene løbende. For at kunne imødekomme det store behov for at anlægge, bygge eller renovere i den kommunale ejendomsportefølje, har man skabt en økonomisk tilgang, hvor hvert forvaltningspolitisk udvalg indstiller deres anlægsbehov til byrådet. I indstillingen skal hver forvaltning beskrive, hvad de ønsker at bygge, hvad der skal bygges om, og hvordan kapacitetsbehovet ser ud.
Aak Bygninger (Aalborg Kommunes afdeling for ejendomme og bygherrerådgivning) holder årligt to strategiske møder med hver forvaltning, hvor AaK Bygninger bistår med at udarbejde anlægsønsker. Her udvikles et realistisk budget som tager højde for bæredygtighedselementer, og der laves en business case. AaK Bygninger involveres således tidligt i alle anlægsønsker, hvilket sikrer en kvalificering af anlægsønskerne men understøtter også, at de igangsatte projekter har en tilstrækkelig finansiering, som fra starten af er dækket og drøftet politisk. Samtidig sikres det, at byggeprojekterne kan leve op til Aalborg Kommunens målsætning om, at alle nye bygninger certificeres med DGNB Guld. Tilgangen understøtter også at den fagforvaltning, som er ansvarlig for de enkelte byggeprojekter, og de dertilhørende ambitioner for bæredygtighed, ikke står alene med finansieringen, hvilket kan resultere i at bæredygtighedskriterierne nedprioriteres.
Imidlertid oplever Aalborg Kommune, ligesom mange andre kommuner, en udfordring med at kunne tænke totaløkonomisk om byggeprojekterne. Anlægsøkonomi og driftsøkonomi er fortsat adskilt, hvilket er problematisk ift. finansieringsdelen.

INVESTERINGSPLAN FOR UDVIKLING AF KOMMUNENS BYGNINGER

Der er behov for en investeringsplan ift. kommunens bygningsmasse og kommende byggerier baseret på kapacitet og udvikling, samt med afsæt i den vedtagne bæredygtighedsstrategi. I investeringsplanen bør indgå kommunens prioritering omkring nybyggeri, renoveringer og genanvendelse. Investeringsplanen kan have fokus på udvikling af kommunens bygningsmasse på kort og mellemlangt sigt (1-2 år), men der kan også være overvejelser om investeringer på noget længere sigt (4-6 år).

Investeringsplanen er forankret på taktisk niveau, da den primært udvikles af fagforvaltningerne i samspil med ejendomsforvaltningen/bygherrerådgiver, men den går hånd i hånd med strategien og de økonomiske rammer både for området vedrørende bæredygtighed, men også økonomien for de relevante fagforvaltninger.

Anbefalinger

Eksempler

Ved budgetlægningen for 2021 besluttede Aalborg Kommunes Byråd, at der i fremtiden udarbejdes og besluttes dels en 4-årig investeringsoversigt, der følger Indenrigsministeriets regler, og dels en 4-årig investeringsplan for de følgende 4 år. Det er erfaring for, at det ind imellem er hensigtsmæssigt at se rammerne for anlægsbudgettet i et længere perspektiv end blot 4 år.

Hjørring Kommunes 360° bygningssyn er grundlaget for en investeringsplan, hvor der skabes overblik over bygningernes tilstand før projekter igangsættes. Det samlede overblik sikrer mest mulig vedligeholdelse af hele bygningsmassen/bygningsporteføljen. Bygningssyn og prisoverslag er pt. gennemført på samtlige skoler i Hjørring Kommune.

I Agder Fylkeskommune har man med Eiendomsstrategien samt med Utviklingsplaner Eiendom arbejdet med at operationalisere Regionplanen med de tre mål for bæredygtighed. Heri ligger også forventninger og forecast vedrørende kommende byggerier med afsæt i kapacitet og forventet behov.

Hvor kan jeg se mere?

• Aalborg Kommunes budgetplan 2022-2025

• Agder Fylkeskommune Eiendomsstrategi

TVÆRGÅENDE PROJEKTPROCES

Der bør udvikles en tværgående projektproces for byggeprojekter, som er forankret på taktisk niveau, men som med fordel kan vedtages på strategisk niveau. Den tværgående projektproces skal være en procesbeskrivelse, som både indeholder en visualisering af den projektproces, som kommunens interne bygherrerådgiverafdeling/ejendomsforvaltning arbejder med, men som også rammesætter involveringen af andre aktører og andre forvaltninger i processen.

Læs mere om, hvem der kan inddrages i udviklingen af projektproces i den pædagogiske model og den tekniske model.

Anbefalinger

Eksempler

I Agder Fylkeskommune har man en projektgruppe i Bygg og Eiendom, som er ansvarlig for og holder byggeprocesserne. Rådgiverne fra bygge- og ejendomsafdelingen fungerer som ‘konsulenter’ i processen. Der arbejdes med en projektmodel, hvor de faste medarbejdere samt øvrige relevante personer på tværs af organisationen inviteres ind til en faciliteret projektproces, hvor byggeprocessen drøftes og planlægges. Projektgruppen inviterer bl.a. personer ind fra driftssiden, medarbejdere og ledere med teknisk kendskab samt repræsentanter fra Fylkeskommunens investeringsafdeling.

I Hjørring Kommune er man ved at udvikle en tværgående projektproces med 11. trin, som anvendes både internt i Anlæg og Bygherrerådgivning, men som også virker rammesættende for, hvordan øvrige relevante forvaltninger inddrages. Processen revideres løbende, når det vurderes at processen vil være mere effektiv på en anden måde.

I Hjørring Kommune er man i gang med at lave en fælles projektproces for alle nedtagnings- og renoveringsprojekter, som indeholder bl.a. ressourcekortlægning. Formålet er, at materialer der nedtages under projekter kan recirkuleres i renoveringsprojekter og nybyggerier. Projektprocessen udarbejdes i fællesskab med de direkte involverede aktører og forvaltninger, før den bliver anvendt i projektforløb hos Anlæg- og Bygherrerådgivning.

Hvor kan jeg se mere?

• Hjørring Kommunes projektproces fra Team Anlæg- og Bygherrerådgivning
• Hjørring Kommunes proceslinje for nedtagninger, som Team for Anlæg- og Bygherrerådgivning arbejder efter.

VIDEN OG KOMPETENCER PÅ TVÆRS AF FORVALTNINGER

Der er behov for udbredelse af viden og kompetencer til bæredygtighed og bæredygtigt byggeri med afsæt i basale tekniske forhold og simple virkemidler. Udbredelser skal målrettes forvaltninger, som kan være bygherre for byggeprojekter eller på anden vis have en aktie i projekter vedrørende nybyg, renovering eller genanvendelse. Det vil sige andre forvaltninger end de klassiske ejendomsforvaltninger skal også besidde basale kompetencer og et vist niveau af faglig indsigt. Formålet er at sprede viden ud om:

1. - Hvorfor bæredygtigt byggeri er en vigtig dagsorden?
2. - Hvordan kan dagsordenen opnås?
3. - Med hvilke tekniske greb kan dagsordenen opnås?

Hensigten er, at der med viden og indsigt blandt relevante personer på tværs af organisationen i højre grad kan opnås forpligtelse til de visioner der gør sig gældende for det bæredygtige byggeri.
Her kan man læne sig op ad S2C-projektets tekniske model .

Samtidig skal de byggetekniske forvaltninger have kendskab til de behov og faglige målsætninger, som der arbejdes med hos bygherreforvaltningen/fagforvaltningen. Derfor skal der også ske en vidensudveksling, hvor medarbejdere med byggeteknisk viden og kompetencer inden for bæredygtighed forholder til sig fagforvaltningernes ønsker, kompetencer og viden. Dette understøtter en forståelse af, hvordan en bygning skal anvendes, og hvilke brugere der skal anvende den.
Her kan man læne sig op af S2C-projektets pædagogiske model som netop vedrører koblingen mellem byggeri, anvendelse og pædagogisk arbejde i fx en nybygget børnehave. Der kan opnås viden og kendskab gennem undervisning i basale elementer i bæredygtigt byggeri og kommunikation af strategien på tværs af organisationen.

Anbefalinger

Eksempler

Under S2C-projektet skulle Hjørring Kommune levere kompetenceopbyggende kursusmoduler indenfor bæredygtigt byggeri i de offentlige administrationer. Emnerne og deltagerne blev valgt efter indgående interviews med forskellige aktører i kommunen og projektpartnere, som direkte og indirekte er involveret i byggeprojekter. Her fandtes der bl.a. nogle aktører, som ikke kunne se sin egen rolle i byggeprojekter med bæredygtighed, andre manglede konkrete værktøjer eller kompetencer. Således blev formålet med kurserne at tydeliggøre den enkelte medarbejders rolle i bæredygtigt byggeri og samtidig klæde relevante medarbejdere bedre på til opgaven. Kurserne har i sidste ende haft en bred deltagelse med aktører fra alle led i byggeprocessen og på tværs af det operationelle og taktiske niveau.
Baseret på disse kursusforløb har Anlæg- og Bygherrerådgivning udarbejdet en kort handlingsplan for bæredygtigt byggeri. Nu bliver andre forvaltninger i højere grad involveret i de bæredygtige tiltag, der ønskes gennemført tidligt i processen. Handlingsplanen har følgende fire pointer som fokusområder:

1. - Bæredygtigt materialevalg: økonomisk, miljømæssigt og socialt mest fordelagtig, tidlig inddragelse og øget tværfagligt samarbejde
2. - Bæredygtig byggeplads: fossilminimeret byggeplads, sikre god trafikafvikling, dynamisk byggeplads gennem de forskellige byggefaser
3. - Bæredygtigt bygningsdrift: vidensdeling fra 360° bygningssyn, synliggør driftsomkostninger ved aflevering af bygninger, genbrug af inventar
4. - Gennemførelse af Ressourcekortlægning i nedtagningsprojekter og større renoveringsprojekter

Konkret vil Hjørring Kommune gennem nudging forsøge at ændre adfærd på byggepladserne. Det kan fx være følgende for at reducere ressourceforbruget på pladsen:

Gøteborg Stads lokalforvaltning har en energipædagog, som bl.a. har udviklet en guide for den rigtige og bæredygtige brug af ventilationssystemer. Selvom den blev udviklet uden stor involvering af brugerne fx förskolaforvaltningen, er den ikke desto mindre udmøntet til brug af de forskellige forvaltninger og bruger af bygningerne. Guiden er et letforståeligt dokument, som nedbryder tekniske fagbegreber til brugernes hverdag. Derudover findes den også i trykt form, så at alle har nemt adgang til guiden. Se guiden her.

Hvor kan jeg se mere?

• På børnehavet "Hoppet" blev der udarbejdet en virtuel guide, som forklarer i bygningen, hvilke bæredygtige tiltag der blev indtænkt i projektet.
• Inspiration til bæredygtige materialevalg i opstart af projekterne kan finde bl.a. her:
  - Cirkulær økonomi i nedrivningsprojekter
  - Klimateffektiv byggande fra side 18.

TIDLIG INDDRAGELSE OG PROJEKTORGANISERING

På det operationelle niveau - hvor de konkrete projekter og arbejdsopgaver udspiller sig - er der behov for formaliserede rammer og stærke samarbejder, som sikrer en tidlig, bred inddragelse og en gentagen forventningsafstemning mellem ejendomsforvaltningen/bygherrerådgiver og de involverede fagforvaltninger. Det er afgørende for, at der i et byggeprojekt træffes beslutninger, som lever op til den strategi, de visioner og de prioriteringer, som er fastsat strategisk og politisk i organisationen. Den tidlige inddragelse medfører også, at den igangsættende fagforvaltning får mulighed for at invitere ejendomsforvaltning/bygherrerådgiver ind i tidlige faglige overvejelser i relation til det pågældende projekt.

Anbefalinger

Eksempler

I Hjørring Kommune har man etableret en arbejdsgruppe i forbindelse med renovering af en gammel skole i Vrå, som består af en ældre og en nyere bygning. I forbindelse med at skolens lokaler blev ledige, nedsatte man en arbejdsgruppe med medarbejdere og ledere fra flere forskellige forvaltninger, som repræsenterer både operationelt og taktisk niveau. I den sammenhæng skulle arbejdsgruppen vurdere, om det økonomisk og bæredygtighedsmæssigt gav mening at nedrive den gamle bygningsdel og renovere den nye del med henblik på udlejning eller salg.
I arbejdsgruppen deltog skolens tekniske serviceleder, to bygherrerådgivere (med fokus på nedtagning og bæredygtighed), to økonomikonsulenter og en medarbejder fra byplanlæggerne. Arbejdsgruppen er et eksempel på tidlig inddragelse og en bred projektorganisering, hvor projektets bæredygtighed koblet til økonomi blev drøftet, før der blev truffet endelig beslutning om projektet.

I Aalborg Kommune har Aak Bygninger ved store projekter arbejdet med en tværgående bæredygtighedsgruppe bestående af fagpersonale fra forskellige forvaltninger. Der arbejdes med bæredygtighed bredt, der sættes mål for processen samt involvering af brugerne. I projektet med Stigsborg Børne- og Ungeunivers blev der i visionsfasen sammensat en bæredygtighedsgruppe bestående af lærere fra Skansevejens Skole, pædagoger fra daginstitutionerne i dagtilbuddet, rådgivere fra AaK Bygninger, samt personale fra Skoleforvaltningen og Miljø og Energiforvaltningen. Personerne i gruppen organiserede sig i øvrigt i undergrupper omkring forskellige temaer som DGNB, Cirkulær økonomi, pædagogisk bæredygtighed osv. Med gruppen blev bæredygtighed forankret bredt og fik lagt det ambitionsniveau, som er skrevet ind i udbudsmaterialet til totalentreprisen.

I Gøteborg Stads byggeprojekter afholdes der altid dialogmøder under projektopstart. Her bliver der bl.a. sat konkrete mål for projektet, som har afsat i Miljö- och klimatprogram. Derudover sættes der et ambitionsniveau og der afklares økonomien og, hvor i organisationen projektet er forankret. Det giver muligheden for at være enige om en fælles bæredygtighedsambition, som der deles bland de involverede forvaltninger.

Hvor kan jeg se mere?

”Konceptudvikling byggnad” Arbeta systematiskt i det tidiga skedet i den tekniske model.

Her er et forslag til, hvordan en iterativ proces kan se ud.

FORVENTNINGSAFSTEMNING OM PROJEKTØKONOMI

Den tidlige inddragelse og forventningsafstemning mellem ejendomsforvaltning/bygherrerådgiver og de involverede fagforvaltninger forankres i den formaliserede projektproces og en projektorganisering, som iværksættes for et konkret byggeprojekt. For at inddragelsen og forventningsafstemningen udmønter sig i beslutninger - som også økonomisk og prioriteringsmæssigt afspejler kommunens visioner for bæredygtigt byggeri - skal der laves en særskilt forventningsafstemning omkring projektets økonomi på taktisk og operationelt niveau på tværs af ejendomsforvaltning/bygherrerådgiver og de involverede fagforvaltninger.

Anbefalinger

Eksempler

I Aalborg Kommune afklarer fagforvaltningerne deres projektønsker ift. økonomi og bæredygtighed i de indledende projektfaser. Dette afklares med AaK Bygninger forud for budgetplanlægningen. Dermed skabes bedre rammer for en bred forventningsafstemning og en bredt forankret projektøkonomi, hvor der ikke kommer ubelejlige overraskelser.

I Agder Fylkeskommune tilrettelægges og planlægges byggeprojekterne med afsæt i "Rom og Funksionsprogrammet". Programmet er et byggeprogram, som inkluderer en tidlig inddragelse af alle relevante interessenter herunder med fokus på forventningsafstemning. Op mod 40 personer fra relevante forvaltninger, herunder økonomi og fagforvaltninger kan komme med inputs i forbindelse med et nyt byggeprojekt. I og med at finansieringen af projekterne sker fra centralt hold, er der ikke et spørgsmål om decentral finansiering, der skal afklares på tværs af forvaltninger, men der er stadig behov for en forventningsafstemning mellem økonomi og de forskellige ønsker og behov. Det er Bygg og Eiendom, der har ansvar for denne proces.

DIALOG UNDER UDBUD OG UDFØRELSE

Bygherreforvaltningens/fagforvaltingens ønsker og prioriteringer skal sikres afstemt med visionen for bæredygtigheden i projektet, hvilket skal indgå i dialogen med rådgivere, entreprenør og serviceleder af det renoverende bygning/nybyggeri.

Det kan være en ressourcekrævende øvelse at opnå en så bred involvering undervejs i udførelse og dialog med entreprenør og serviceledere, men det vurderes, at der vil være betydelige gevinster også ift. den fremtidige drift og anvendelse. Således vil denne succesfaktor bidrage til, at faglige og bæredygtighedsmæssige prioriteringer følges til dørs i projektet, og at der sker en nemmere overlevering til drift og anvendelse.

Anbefalinger

Eksempler

Agder Fylkeskommune har gennemført byggeprojektet med den nye Fagskole i Grimstad undervejs og som et led i S2C-projektet. Undervejs i projektet med opstart, udvikling, projektering og udførelse har der været en tæt dialog mellem ejendomsforvaltningen "Utbygging Eiendom", og entreprenør samt rådgiver. I projektet har man lagt vægt på en tydelig bestiller/udførerrolle, men der har fortsat været megen dialog og sparring undervejs mellem kommunens ejendomsforvaltning, entreprenør og rådgiver. Entreprenøren har også haft en vigtig rolle i at foreslå tiltag i byggeprojektet, som ville optimere eller videreudvikle de bæredygtige elementer, som projektet har været baseret på. Brugerne har også været inddragede i byggeprocessen, bl.a. i forhold til indretning, farvevalg og tilpasning af lokalerne undervejs i gennemførelsen. På den måde har udførelsesfasen også været en udviklingsfase, hvor der er kommet nye bæredygtige tiltag frem, og hvor brugerne har haft mulighed for at påvirke det endelige resultat.

• Ny fagskole i Grimstad

I Aalborg Kommune er man på vej i udførelse med projektet Stigsborg Børne- og Ungeunivers. Under udførelsesprocessen er det primært AaK Bygningers rådgivere der har dialogen med totalentreprenøren og dennes rådgivere. Internt i kommunen er der en fortsat dialog med skole og daginstitution ift. at forberede pædagogik og undervisning på at kunne anvende en bæredygtig bygning i dagligdagen, således at koblingen mellem pædagogik og bygning kan fremme en bæredygtig adfærd og forståelse hos børnene og de voksne.

• Aalborg Kommunes Børne- og Ungeunivers

Hvor kan jeg se mere?

• Se hvad man skal være opmærksomme på, når man stiller krav i den tekniske model ”Processer, arbetssätt och kompetenser” Ställ krav på klimatprestanda vid upphandling.

  Se hvordan man kan stille krav i S2C projektets kundskapspaket Arbetssätt och kompetenser till stöd för hållbart byggande.

TVÆRGÅENDE RETNINGSLINJER FOR BÆREDYGTIG DRIFT

Når nye elle renoverede bygninger tages i drift er det helt afgørende, at bygherre/fagforvaltningen, brugere og serviceledere har adgang til den nødvendige viden om, hvordan bygningen anvendes efter hensigten og på en måde, så bygningen kan bruges i mange år fremadrettet. Der skal arbejdes med at styrke den bæredygtige drift af eksisterende bygninger samt i nye bygninger efter ibrugtagningen. Der kan være behov for løbende undervisning og oversættelse af den politiske strategi for bæredygtighed, så det omsættes til gode principper for, hvordan der sikres en bæredygtig drift i kommunens bygninger.

I S2C-projektet er der udviklet en pædagogisk model, som netop vedrører koblingen mellem udførelsen af et bæredygtigt byggeprojekt og den pædagogiske praksis, som bedrives i den pågældende skole/institution.

Anbefalinger

Eksempler

Aak Bygninger arbejder målrettet med commissioning, som er en kvalitetsstyringsproces med fokus på helhedstænkning i byggeprocessen og bygningens totaløkonomi. Således kan det dokumenteres, at byggeriet opfylder de specificerede krav fra udbuddet.

I Hjørring Kommune har man med byggeprojektet Ny Vrå Skole også arbejdet med commissioning. Commissioning indeholder ikke kun, at man dokumenterer om tingene er som aftalt i udbuddet, men også, om de faktisk virker. Her er det essentielt, at man har de rigtige medarbejdere på opgaven.
Servicelederen kan via en app på smartphone se energiforbruget på skolen for hver 5. minut. Servicelederen bidrager til en styrket driftsoptimering, hvor fx ventilationen nu kører bedre. I dag kan man ved hjælp af programmet forsyne bygningen med en fremløbstemperatur på 38 grader. Samme program kan lærerne også bruge for at vise eleverne deres energiforbrug. På den måde kan commissioning, eller en udvidet aflevering efter endt byggeprojekt, understøtte, at der følges systematisk op på, om aftaler om bæredygtige løsninger fra udbudsprocessen reelt er implementeret i projektet. Herefter kan der sættes fokus på den mest optimale drift med den bygning og de delelementer, som der er fulgt op på.

Hvor kan jeg se mere?

• Den pædagogiske model er helt central at tage i anvendelse i relation til bæredygtig drift og anvendelse, hvor pædagogik og bæredygtighed kobles.

• I den tekniske model findes der flere informationer under ”Driftsoptimera och underhålla” og ”Godkänna och överlämna”.

EVALUERING

Efter byggeprojektet er færdigt samt undervejs i projekterne er der behov for to slags opfølgninger. Den første af disse opfølgninger skal planlægges og prioriteres systematisk, og der kan med fordel holdes oplæg for politiske udvalg/nævn, hvor resultater og gevinster fra projekterne fremlægges. Der skal for eksempel ske en opfølgning på:

- Hvor det taktiske og operationelle niveau samler op på færdige byggeprojekters leverancer ift. udvalgte bæredygtighedsmål eller indikatorer.
- Hvor der følges op på tekniske kriterier, omkostninger over kort og længere sigt, driftsmæssige gevinster fra renoveringen eller den nybyggede bygning etc. i relation til bygningens tekniske formåen.

Her skal opfølgningen ske både på baggrund af relevant dokumentation vedrørende bygningens tekniske formåen, som ejendomsforvaltning evt. i samarbejde med entreprenør leverer og på fagforvaltningen/bygherrens inputs. For at skabe fremadrettet læring vil det her være oplagt at styrke samarbejdet med entreprenøren i afklaring af kommunens bæredygtighedskrav. 

Den anden del af evalueringen handler om at følge op i et mere tværgående, læringsmæssigt perspektiv, hvor samarbejdsfora, projektorganisering og økonomiske forventninger til projektet drøftes på tværs af involverede afdelinger. Der kan fx gennemføres en intern evaluering eller afholdes evalueringsmøder med fokus på intern læring. Opfølgningen bør, når det er relevant, medføre revideringer i den fælles projektproces.

Anbefalinger

Eksempler

I Aalborg Kommune bruger Aak Bygninger FRAME som er en digital platform til bæredygtigt byggeri. Dette sikre læring og dokumentation for bæredygtighed også for projekter, som udføres af rådgivere, hvor der ligeledes stilles krav om brug af FRAME. Aak Bygninger arbejder også med en bæredygtighedsplan, som udover at specificere krav til, hvad et projekt skal tage stilling til og højde for ift. materialevalg, biodiversitet, byggeplads, miljøfarlige stoffer, levetid mv., også i sig selv er et værktøj til opfølgning, læring og dokumentation. I planen er der beskrevet dokumentationskrav og data, som bruges i opfølgningen.

I Hjørring Kommune gennemføres der 360° bygningssyn, hvilket er et eksempel på, at der skabes overblik før projekter igangsættes. Bygningssynet vurderer på bygningens tilstand ift.:

1. - Bygningsfysik: Bliver midlerne til bygningsvedligeholdelse anvendt effektivt og til de rigtige opgaver?
2. - Overholdelse af Hjørring Kommunes sikrings- og handlingsplan: Der tilses størst mulig sikring af værdier, liv og førlighed.
3. - Velfærd: Det vurderes, om bygningen er sund og ufarlig at opholde sig i og benytte, samt at bygningen tilbyder bedst mulige fysiske forhold til brugerne.
4. - Kloge kvadratmeter: Det vurderes, om arealudnyttelse i bygningen har en over- eller underkapacitet, og om arealet kan optimeres ved en anden brug/indretning.
5. - Energieffektivitet: Det tilses, at bygningen ikke belaster miljøet unødvendigt ift. forbrug og miljøskadelige stoffer.

Samlet overblik sikrer den mest nødvendige vedligeholdelse af den samlede bygningsmasse/bygningsportefølje. Bygningssyn er pt. gennemført på samtlige skoler i Hjørring Kommune.

Som et led i Gøteborg Stads innovationsprojektet på “Hoppet” børnehave skal der laves en projektevaluering. Her er bl.a. fokus på performance af de enkelte nye materialer der blev brugt i projektet, CO2-besparelser og selve samarbejdsprocessen med pædagoger, rådgiver og entreprenører.
Find en første delrapport om mulige CO2-besparelser her.

Hvor kan jeg se mere?

Hjørring Kommunes 360° bygningssyn på Muldbjerg Undervisningssted

I den tekniske model findes der flere informationer under ”Godkänna och överlämna”, som kan hjælpe med at fremlægge resultater og gevinster af et projekt.